RULE-116 起案時の添付書類

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RULE-116 起案時の添付書類

投稿日時:2015/01/26 月曜 14:11
投稿者:[hkd26苫]中山/課長
タイトル:【注意】起案時の添付書類~既に起案済みの案件は再起案の必要はありません~

(1)ZIPで束ねるのは禁止。 束ねてしまうと、検査時に解凍する手間が生じ検査効率が低下します。 なお、ASPにおいてLZHの使用は認めておりません。 電子納品は、ファイル形式にこだわりませんからZIP形式もOKではありあますが…

(2)押印欄がある添付書類に印影を付加するのは禁止。 印影にはログがありません。 そこで確実な信頼性を得るため、そして効率性をあげるためにASPを使用している訳です。
http://urado.dousetsu.com/02-011.html
印影を見てしまうと、業務効率化の根本的目的意識を発注者と受注者で共有していないことを感じます。非常に残念です。 検査時に押印欄を見られると、一部の押印だけあれば、「他は何故押さないのか?」と余計な詮索をされます。時間の無駄です。 一部の押印があると、プリントアウトして紙面を準備し追加の押印をする可能性が高まります。二重納品の温床です。 ですから、ASPにおいて、印影ぽいものを付加しても評価価値は上がりません。その逆の方が心配です。
そのためには、様式の決裁欄に斜線を引いておく。
もっといいのが、決裁欄を削除する。 その提案が「履行報告書(ASP決裁用)」1/17[mec-e函]岡本/管技] であるわけです。 このような、簡単であっても身近で波及効果が大きい提案は歓迎されるものであり、一業務ひとつはあると業務改善の高い意識として評価が楽であることは確かです。
(※ 高い技術の提案による解析などのみが評価項目の業務改善の提案となると考えていたら大きな間違いです。)

(3)添付書類はORGまたはPDFの一方で良い。 添付書類は加工が出来ないので、それだけで信頼性がある。ORGのみで良い。もちろんPDFのみでも良い。

投稿日時:2015/02/17 火曜 10:07
投稿者:[hkd26苫]中山/課長
タイトル:WFで、気になる点
本文:

(1)【重要】常態では無く、敬体での表現の起案がある。
▼参考
http://mint-site.dongurikaigi.com/rule-01.html

(2)添付書類に電子納品の禁則文字が含まれている場合がある。
添付ファイル名に禁則文字が含んでいることを危惧しているものであり、データ内容文については対象としていない。

(3)非常に短いやりとりが、別途打合せ簿にて添付されている。ただし、企業での事情がある場合は別!

投稿日時:2015/03/16 月曜 16:19
投稿者:[hkd26苫]椎名
タイトル:完成書類等のワークフローについて
本文:
ASPでの完了(完成)関連書類提出ワークフローについて 統一されていない案件が見受けられますので、お知らせします。 ・成果品(DVD-R)の工期末まえ提出(エラーチェック)について 成果品目録 成果品一覧表 とともにワークフローに添付してもよい。
・業務完了通知書:工期末を完了日とするのであれば、その日以前に ワークフローで決裁はできない。
※業務完了通知書については、工期末の日付で提出してもかまわないし、 工期前に完了しているのであれば、事前(DVD-R提出時)でもかまわない。
ただし、後者の場合、日付は工期前のワークフロー日付でなければならない。
さらに、完了通知の日付から10日以内に完成検査をする事になるので注意。
例)工期末:3月20日
完了届け:3月13日
完成検査:3月23日まで(3月30日まで ではない)
・業務成果品引渡書:完成検査を実施して合格しなければ発行できない。 実態は、日付抜きで事前に本紙を提出してもらうこともあるが ワークフローで事前に決裁することはできない。

投稿日時:2015/03/20 金曜 19:41
投稿者:[doc環]中村/担
タイトル:完成書類等のワークフローについて(動植物調査業務の事例)
本文:
動植物業務では、以下のとおり起案したいと思います。(工期3/20)

①起案タイトル「電子納品チェックリスト_01」起案日「3/13」 添付ファイル「電子納品チェックリスト、電子媒体納品書、成果品目録、成果品一覧表」 上記、決裁を頂く=検定日を設定する、という形になり、 検定日(3/24)のお知らせを通知で頂きました。 続いて、

②起案タイトル「業務完了通知書_01」起案日「3/16」 添付ファイル「業務完了通知書」 上記、決裁を頂き、検定になります。検定後合格した場合、

③起案タイトル「業務成果品引渡書_01」起案日「3/24」 添付ファイル「業務成果品引渡書」 という流れになるかと思います。
※決裁するということを考えると、日付がずれていた方が自然だと考えます。
なお、「電子納品チェックリスト」の起案は、オリジナルの考えです。

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